こんにちは
本日は、
仕事でコミュニケーションがうまく取れない
新卒Aさん
上司・先方とのやり取りが苦痛
新卒Bさん
同僚と比べて、やり取りが下手
新卒Cさん
そんなお悩みを解決すべく、大手総合商社を退職し、3企業の代表を務めているCEOから学んだビジネス上でのコミュニケーションのコツを記載していきます。
ビジネスコミュニケーションのコツ3選
早速、ビジネスにおけるコミュニケーションのコツ3選をご紹介します。
誰へのメッセージなのかを明確にする
こうやって文字にすると当たり前なことを言っているのですが、これ以外とできていない人が多いです。
例えば、4人チームで1プロジェクトを行っているとしましょう。その時に、あなただけが重要な情報を手に入れたとしましょう。その場合そのチーム全体に、
@team
コミュニケーションレベル中
××ということがわかりました。
と連絡していませんでしょうか？チーム全体に関係あることなのはわかりますが、その情報があなた以外の特に誰に関係があるかどうかを考えてメンションして話をしましょう。
@teamの情報は基本的にみんなの薄い記憶になってしまうことが多いです。ですので、もしメンションするのであれば、
@上司
コミュニケーションレベル上
××ということがわかりました。
とすることで、少なくとも上司の方には目を通してもらえますし、他のメンバーも、上司のレベルで重要な情報であれば、自分も見ておいた方が良いだろう。
と予想し、しっかりと見る人が増え、結果@teamとメンションをするよりも認知が上がります。
事実と予想を分けるこれは新卒や、ビジネス慣れしていない人が多くしてしてしまうのですが、例えばこんなやり取りをしてしまうときってありませんか？
事実と予想を分ける
これは新卒や、ビジネス慣れしていない人が多くしてしてしまうのですが、例えばこんなやり取りをしてしまうときってありませんか？
@上司
コミュニケーションレベル中
××ということを聞いたので、在庫を100→150に増やしたいのですが、いかがでしょうか？
これ上司から見るとイケていないです。これを事実と予想に分けて連絡することを意識するとこうなります。
@上司
コミュニケーションレベル上
××ということをAから聞きました。この情報から私は受注が増えるのではと考えています。よって、現在これに関する在庫数は100ですが、150にしようと思うのですがいかがでしょうか？
どうでしょうか？
- 「Aから新しい情報があったこと」
- 「現在の在庫数」
- 「あなたがやりたいこと」
を明確にすると同じ内容でも、かっちりとした文章となります。
ですので、しっかり、事実と意見を分けるようにしましょう
何をしてほしいのか明確にする
最後は、そのメッセージで相手に何をしてほしいのかを明確にするということです。
有名なものでいうのであれば
- 「報告」
- 「連絡」
- 「相談」
の内どれなのかをしっかり明記しましょう。
@上司
コミュニケーションレベル中
先日お話いただいた資料につきまして、たたき台ができましたので、ご確認ください。よろしくお願いいたします。
上記のようなやりとりをしたことがある人は多いのではないでしょうか？これも、明確に何をしてほしいのかを意識すると下記文章になります。
@上司
コミュニケーションレベル上
先日お話いただいた資料のたたき台ができました。
6スライド目につきまして、流れを考え、若干修正を加えております。つきましては、6スライドを重点的にご確認お願いします。
どうでしょうか？上司の人が何をすればよいのか一瞬でわかるメッセージになりました。
こうすることで上司の時間もあなたの時間も、最小限に抑えて、資料を作成することができます。
ビジネスにおけるコミュニケーションの重要性
この記事を読んでくださっている方は、ビジネスにおけるコミュニケーションの重要性がわかっておられると思います。
コミュニケーション一つで仕事の効率が大きく変わります。
上記の例ではありませんが、効率の悪いコミュニケーションの多くは、「内容の確認」から入ります。
しかし、効率の良いコミュニケーションは「内容が明確」です。
その分お互いの時間を尊重できますし、ストレスも低くなります。
ですので、相手を思いやって発言・行動するようにしましょう！
新卒として1年働いて
私は、新卒1年目でほとんどの発言にたいして、発言の根拠や目的について上司から詰められることが多く、伝えたいメッセージが1だったとしても、10のやり取りが必要でした。
しかし、今は、1つのメッセージを伝えるために、3やり取りくらいで済むようになってきているので、
単純計算に効率が3倍になっています。
また、結果として、営業として担当できる数も増えましたし、業務で関わる人の数も増えてきています。
ですので、ビジネスにおけるコミュニケーション能力を高めて、自分のスキルの効率化を図りましょう。
明治大学理工学部で、HP販売やアメリカ留学を経験し卒業後、ベンチャー企業の社員第一号として就職。ベンチャー企業や英語、プログラミングについての情報を発信。社内では「ムードメーカー」の異名を持つ27歳。